Integritetspolicy
Här nedan presenterar vi Svenskar i Världens Integritetspolicy. Vill du ha en utskriftsvänlig version klickar du här: Integritetspolicy.pdf
Svenskar i Världens Integritetspolicy
Svenskar i Världen värnar om din personliga integritet och hanterar personuppgifter i enlighet med rådande personuppgiftslagar. För att du ska känna dig trygg redovisar denna integritetspolicy den personuppgiftshantering som görs hos Svenskar i Världen, i vilket syfte den sker, på vilken grund, och vad vi gör för att den ska ske på ett säkert sätt. Vi skyddar alla personuppgifter vi behandlar. Vårt mål är att alltid förvara personuppgifter på ett lagligt, säkert och tryggt sätt.
Vad behandlar vi för personuppgifter och varför?
I samband med att du blir medlem samlar Svenskar i Världen in följande personuppgifter om dig: namn, adress, land, e-postadess, telefonnummer och födelseår. Du anger även namn på medsökande vid familjemedlemskap samt dess e-postadess.
Dessa uppgifter samlas in för att behandla ditt medlemskap, för att kunna fakturera dig, kontakta dig och skicka ut nyhetsbrev och marknadsföring, för att kunna prisdifferentiera våra medlemmar, för att få en överblick om vilka våra medlemmar är för att kunna målgruppsanpassa vår information samt för att kunna föra statistik över våra medlemmar.
I det fall du är anställd hos en huvudintressent eller partner till oss kan du också ange att du är anställd hos företaget, detta för att du ska kunna erhålla rabatt på ditt medlemskap hos oss. Om du är medlem i en klubb vi samarbetar med kan du ange vilken klubb, också för att erhålla rabatt.
Hur behandlar vi personuppgifter och på vilken grund?
All behandling av personuppgifter hos Svenskar i Världen sker endast om vi har ett samtycke eller en annan laglig grund för att behandla uppgifterna. Här kan du som medlem, följare eller SVIV-representant läsa mer ingående om hur dina personuppgifter behandlas. Annan behandling av personuppgifter kan förekomma, dock aldrig utan ditt samtycke eller annan laglig grund för personuppgiftsbehandling.
Medlem
Dina personuppgifter används för att hantera ditt medlemskap och för att skicka ut information samt marknadsföring från föreningen eller fakturor till dig. Svenskar i Världen och de företag vi har upprättat personuppgiftbiträdesavtal med har tillgång till dina personuppgifter. Dina personuppgifter behandlas i vårt medlemsregister. Din e-postadress, ditt namn och ditt land skickas också automatiskt över och behandlas i vårt register för nyhetsbrevsutskick och andra e-postutskick, samt för inloggning till webbplatsen sviv.se.
Svenskar i Världen behandlar medlemmars personuppgifter med stöd i en intresseavvägning, då vi antar att det ingår i ditt berättigade intresse som medlem att kunna få ut information och fakturor från oss, och att det ingår i vårt berättigade intresse att kunna delge dig denna information och dina fakturor. Samtidigt bedömer vi att vi behandlar begränsat med information om dig, och ingen information som kan anses vara känslig. Du väljer helt själv om du vill vara medlem i Svenskar i Världen. Om du misstycker till detta har du all rätt att begära att bli borttagen som medlem genom att meddela Svenskar i Världens kansli.
Följare/prenumerant
Prenumererar du på vårt nyhetsbrev men inte är medlem hos oss sparas din e-postadress, ditt namn och vilket land du bor i vårt register för nyhetsbrev, för att möjliggöra utskick, för att kunna identifiera att det finns riktiga personer bakom mejladresserna och för att kunna rikta information till dig beroende på boendeland. Vi behandlar dessa personuppgifter i en intresseavvägning där vi antar att du som frivilligt skriver upp dig som prenumerant vill ha denna information skickad till dig, samtidigt som vi behandlar begränsat med uppgifter om dig. När du skriver upp dig som prenumerant får du bekräfta att du vill prenumera på nyhetsbrevet genom en länk i ett utskick till dig, så att ingen annan kan skriva upp dig på en prenumeration du inte vill ha. Du kan närsomhelst avsluta prenumerationen genom att klicka på en länk längst ned i nyhetsbrevet.
SVIV-representant
Om du är representant för Svenskar i Världen finns dina personuppgifter i samma medlemsregister som övriga medlemmars. Förutom ovan nämnda personuppgifter samlas även kort biografisk information om dig (som exempelvis yrke och fritidsintressen) in samt vi ber dig om ett foto. Biografin och fotot ihop med dina kontaktuppgifter publiceras sedan på vår hemsida, för att utlandssvenskar runt om i världen enkelt ska kunna komma i kontakt med dig. Som representant skriver du på ett avtal, där du samtycker till denna behandling av dina personuppgifter innan vi publicerar uppgifterna. Undertecknande av detta avtal är en förutsättning för att du ska kunna representera Svenskar i Världen.
Borttagning av personuppgifter
Svenskar i Världen sparar inte dina personuppgifter längre än nödvändigt, och bara om vi fortfarande har ditt samtycke eller annan laglig grund för personuppgiftsbehandling.
Borttagning av inaktiva medlemmar (medlemmar som inte har betalat avgiften för föregående år eller som själva bett om att få inaktiveras) i medlemsregistret sker i slutet av varje år. Maximalt sparas dina personuppgifter alltså ett år efter att du har blivit inaktiv, men inte aktivt begärt utträde ur föreningen. För att bli borttagen som prenumerant av nyhetsbrev kan du själv avregistrera dig via länk i e-posten. Dina personuppgifter sparas då i vårt register som inaktiv tills årets slut och tas därefter bort.
Om du som medlem ber att få bli borttagen ur medlemsregistret raderas dina personuppgifter omedelbart ur vårt medlemssystem. Du kan också be om att få läggas som inaktiv medlem, om du tror att du kan vilja bli medlem igen och vill behålla det medlemsnummer du tidigare har haft. I det fallet sparas dina personuppgifter till slutet av samma år. Därefter sker en borttagning av dina personuppgifter om du inte har begärt att få bli medlem igen.
I vissa fall behålls dina personuppgifter längre efter att du raderats som medlem, om lagen kräver det. Lagar om bokföring kräver exempelvis att vi behåller uppgifter i sju år men uppgifterna tas bort av Svenskar i Världen efter denna tidsgräns. Vid revision av organisationen behåller också vår revisionsbyrå uppgifter i elva år innan de rensas bort. Uppgifterna sparas aldrig längre än vad som krävs.
Bilder på webbplatsen
Vid evenemang där vi själva tar bilder informerar vi tydligt i samband med anmälan att det kan komma att tas bilder. Vill du inte vara med på bild är du välkommen att säga ifrån.
Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Svenskar i Världens information med dina personuppgifter förvaras i lösenordsskyddade system som endast Svenskar i Världen och de företag vi upprättat personuppgiftsbiträdesavtal med har tillgång till. Om en eventuell personuppgiftsincident (en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av de personuppgifter som behandlas) trots detta förekommer, kommer vi i enlighet med lagen att anmäla incidenten till Datainspektionen senast 72 timmar efter att incidenten upptäckts, om det är så att den medför en risk för enskilda personers fri-och rättigheter.
Vi skyddar dig genom att behandla så lite personuppgifter som möjligt om dig och behandlar vanligen endast ditt namn, kontaktuppgifter, adress, land och födelseår, vilka inte är känsliga personuppgifter.
Vi har en nedre åldersgräns för medlemmar. Du som är under 13 år gammal får inte vara medlem hos oss, eftersom vi vill skydda barns personuppgifter genom att inte behandla dessa.
Barn kan däremot indirekt ingå i ett familjemedlemskap, där det är föräldrarnas personuppgifter som sparas i medlemsregistret.
Personuppgiftsbiträden
Svenskar i Världen är personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som vi behandlar om dig. Vi har emellertid, för att kunna behandla ditt medlemskap, möjligheten att upprätta avtal med andra företag som agerar som personuppgiftsbiträden och hjälper oss att hantera dina personuppgifter. Avtalet upprättas för att försäkra oss om att dessa personuppgiftsbiträden behandlar dina personuppgifter enligt vår policy och enligt lagen. Det kan t.ex. röra sig om företaget som tillhandahåller vårt medlemsregister, den tjänst som skickar ut våra nyhetsbrev, de som handhar vår webbplats eller vår revisionsbyrå.
Dina rättigheter
Lagstiftningen kring personuppgiftshantering ger dig ett antal rättigheter.
Du har rätt att höra av dig till Svenskar i Världens kansli för rättelse av dina personuppgifter för att gå ur föreningen och få dina personuppgifter raderade, eller för att få reda på vilka personuppgifter vi har sparade om dig. Du har också rätt till dataportabilitet, det vill säga att få ut de av dina personuppgifter som vi hanterar samt rätt att överföra dina personuppgifter från oss till en annan personuppgiftansvarig utan hinder från Svenskar i Världen. När det gäller rättelse av dina personuppgifter har du även själv möjlighet att logga in på ”Min Sida” och rätta dina personuppgifter på egen hand. Du har också rätt att invända mot att dina uppgifter används för direktmarknadsföring, vilket innebär att du inte längre kommer få nyhetsbrev från oss.
Datainspektionen är tillsynsmyndighet när det gäller tillämpning av lagstiftningen. Anser du att vi har behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du lämna ett klagomål till dem. Vänd dig gärna även till oss direkt, så att vi får kännedom om ditt klagomål.
Ansvar, ändringar och kontakt
Föreningen Svenskar i Världen, org.nr: 802003-6623, med adress Storgatan 19, SE-114 85 Stockholm, samt e-postadress svenskar.i.varlden@sviv.se, är personuppgiftsansvarig för organisationens behandling av personuppgifter. Ytterst ansvarig för verksamheten är Svenskar i Världens styrelse, som väljs av medlemmarna vid årsmötet.
Svenskar i Världen äger rätt att ändra i denna integritetspolicy. Vid större förändringar kommer du som berörs att informeras om dessa. Nära knutet till denna policy finns även våra etiska regler för digitala kanaler.
Har du frågor om denna integritetspolicy eller om vår personuppgiftsbehandling, eller vill utöva någon av dina rättigheter ovan, kan du vända dig till svenskar.i.varlden@sviv.se.